Websites en andere bronnen verzamelen en verwerken

Na gisteren geschreven te hebben over zoeken en vinden op het web, vandaag een blogpost over hoe je de informatie die je vindt zo kan bewaren dat je daarmee een stuk kan schrijven, bijvoorbeeld een artikel, een werkstuk of een scriptie.

Als je een website hebt gevonden die je wilt bewaren, zal je die als regel opslaan bij de favorieten op je computer. Dat heeft als nadeel dat je alleen in die browser op die p.c. toegang hebt tot die collectie. Als je met meer browsers werkt (bijv. Internet Explorer en Chrome) of op verschillende p.c.'s, dan heb je allerlei verschillende collecties met favorieten. Veel handiger is het daarom om je favorieten online te bewaren. Daarvoor zijn verschillende manieren.

Werk je graag met de favorieten van je browser, dan kan je deze collectie online opslaan. Als je dan een andere computer gebruikt, kan je je favorietencollectie op die computer synchroniseren met dit online bestand. Dat doe je bijvoorbeeld met de tool Xmarks. Je maakt een (gratis) account aan bij Xmarks en installeert het programmaatje in de browser op je eigen computer. Vervolgens sla je de favorieten op je computer op in de cloud met behulp van Xmarks. Werk je op een andere computer, dan installeer je Xmarks in de browser van die computer en zet je de favorieten over. Vanaf dat moment zijn jouw favorieten op die computer opgeslagen. Een nadeel van dit systeem is dat je op die andere computer de rechten moet hebben om het programma te installeren. En als je maar een enkele keer op die andere computer werkt is het misschien niet handig dat jouw favorieten op die computer staan: de eigenaar van die computer wil daarop misschien liever zijn eigen collectie handhaven.

Daarom is het soms handiger om (ook) je favorieten op te slaan met behulp van een dienst als Diigo, YURLS of Symbaloo. Ik werk zelf met Diigo omdat ik met die tool een korte beschrijving kan maken bij de favorieten die ik opsla, ik er trefwoorden aan kan geven zodat ik ze makkelijk terug vindt en omdat ik van de meeste informatieve sites een soort screenshot kan maken die ik kan opslaan, zodat ik de informatie terug kan vinden ook als die pagina inmiddels offline is gehaald.

Een heel ander type tools om favoriete websites op te slaan zijn online annotatietools als Mendeley en Zotero. Deze tools zijn speciaal gemaakt om bronnen te verzamelen voor het schrijven van wetenschappelijke stukken. Met Mendeley en Zotero kan je niet alleen webpagina's online opslaan, maar ook beschrijvingen (metadata) maken en opslaan van deze pagina's en van documenten, tijdschriftartikelen en andere bestanden. Als je op je p.c. de stand-alone versies van deze programma's installeert kan je ook de bestanden zelf van je computer uploaden naar de cloud zodat je niet alleen de beschrijvingen maar ook de bestanden zelf op andere computers kan bekijken. Werken met Mendeley en Zotero vraagt meer voorbereiding dan werken met Diigo, YURLS of Symbaloo: je moet de lokale programma's op je computer installeren èn de browserextensies en het kost tijd om je het werken met deze tools eigen te maken. Daarom worden ze zelden gebruikt om alleen webpagina's op te slaan. Werken met Mendeley en/of Zotero gaat pas wat opleveren als je gebruik gaat maken van de outputmogelijkheden. Als je namelijk de met deze tools verzamelde bronnen wilt verwerken in een wetenschappelijk document, dan hoef je daar bijna niets meer voor te doen. Met één klik op de knop zet je een literatuurverwijzing in een document (beide programma's hebben daarvoor add-ons voor verschillende tekstverwerkers) en maak je een literatuuropgave van alle gebruikte bronnen.

Een voordeel van zowel tools als Diigo, Symbaloo en YURLS, als van Mendeley en Zotero, is dat ze uitstekende mogelijkheden bieden om favorieten te delen. Bij Symbaloo en YURLS kan je de favorieten die anderen verzameld hebben bekijken en overnemen in je eigen collectie. Bij Diigo, Mendeley en Zotero kan je groepen vormen en gezamenlijk een collectie opbouwen.

Zo heeft elke tool zijn eigen voor- en nadelen. Daarom is het handig om steeds te kijken wat je waarvoor gebruikt. Zelf gebruik ik Xmarks om mijn persoonlijke favorieten in alle browsers (ik gebruik zowel Internet Explorer als Firefox, Chrome en Safari) op alle devices die ik gebruik te synchroniseren. Als ik een verzameling favorieten maak in het kader van een cursus of workshop die ik geef, maak ik gebruik van Diigo en YURLS. En als ik een artikel moet schrijven waarin ik literatuur verwerk, dan maak ik het liefst gebruik van Mendeley.

Ik vind deze toolset handig, maar ik kan me voorstellen dat niet iedereen met zoveel tools wil werken. Dat hoeft gelukkig ook niet. Met alleen Diigo en de bibliografische mogelijkheden van een tekstverwerker (bij Word te vinden onder 'Verwijzingen' 'Citaten en bibliografie') kom je al een aardig eind in dezelfde richting.