Waarom een papierversnipperaar juist op school belangrijk is

Op 25 mei 2018 is de AVG van kracht gegaan, een privacywet die zorgt voor strengere regels over de manier waarop gegevens worden beschermd, opgeslagen, gebruikt en verwijderd. Dit geldt niet alleen voor het commerciële bedrijfsleven, maar ook voor scholen. Hierbij is het belangrijk dat niet alleen digitale gegevens, maar ook juist gegevens op papier goed worden beschermd en waar nodig vernietigd.

Waarom een papierversnipperaar?
Alle papieren documenten die u niet meer nodig heeft, moeten met een papiervernietiger worden vernietigd. Gebeurt dit niet, dan kunnen papieren die uit de papierbak worden gehaald op straat terecht komen. Afhankelijk van de gegevens die worden verwerkt, kunt u kiezen voor een papierversnipperaar met stroken of een model met kleine snippers.

Handmatige of automatische papierversnipperaar?
Als u met veel persoonsgegevens op papier werkt en deze ook vaak vernietigd moeten worden, kan het handig zijn om te kiezen voor een automatische papierversnipperaar. Deze professionele machines kunnen vaak tot wel 300 vel tegelijk vernietigen. U hoeft het te vernietigen papier slechts in een lade te leggen en de papiervernietiger doet de rest van het werk. Hoe lang dit duurt en hoeveel vel u per keer precies kwijt kunt, hangt af van het model papierversnipperaar. Over het algemeen zijn duurdere machines sneller en kunt u hier meer papier tegelijk in kwijt. Ook hebben de automatische versnipperaars vaak een hoger veiligheidsniveau, waardoor ze geschikt zijn voor het vernietigen van vertrouwelijke persoonsgegevens. Afhankelijk van het model, kunt u soms zelfs andere kantoorartikelen, zoals cd’s en usb-sticks, vernietigen.

Het nadeel van automatische papiervernietigers is dat het vaak grote en logge apparaten zijn. Ook zijn ze een stuk duurder dan een handmatige papierversnipperaar en kan het gebeuren dat ze vastlopen bij een grote hoeveelheid papier. Schaf ze dus alleen aan als het echt nodig is.

Mocht u minder vaak met vertrouwelijke persoonsgegevens werken, dan is het voordeliger om te kiezen voor een handmatige papierversnipperaar. Deze kunnen vaak tot max. 20 vellen tegelijk verwerken en zijn een stuk compacter dan de automatische machines.

Welk veiligheidsniveau?
Naast de keuze voor een handmatige of automatische versnipperaar, is het ook belangrijk te kijken naar het veiligheidsniveau. Dit bepaalt of het papier in stroken of snippers vernietigd wordt en hoe groot deze dan zijn. In het geval van vertrouwelijke persoonsgegevens, is het verstandig om voor een zo hoog mogelijk veiligheidsniveau te gaan. Dit zijn de verschillende veiligheidsniveaus:

P1: Algemene documenten – stroken van 12 mm breed.
P2: Interne documenten – stroken van 6 mm breed.
P3: Vertrouwelijke documenten – stroken van 2 mm breed.
P4: Zeer vertrouwelijke documenten – snippers van max. 6 mm breed.
P5: Geheime documenten – snippers van max. 2 mm breed.
P6: Zeer geheime documenten – snippers van max. 1 mm breed.
P7: Hoogst geheime documenten – snippers van max. 1 mm breed.

Om documenten AVG-proof te kunnen vernietigen, wordt minimaal een papiervernietiger met veiligheidsniveau P4 aangeraden.

Bij het aanschaffen van een papierversnipperaar voor op school is het dus belangrijk te kijken naar het soort documenten dat wordt vernietigd, hoeveel documenten er dagelijks of wekelijks vernietigd worden, wat u aan de machine wilt uitgeven en of u ook andere kantoorartikelen wilt kunnen vernietigen.