Tips voor effectief videobellen tijdens docentenvergadering

Het digitale lesgeven is door de huidige ontwikkelingen in de versnelling gekomen. Opeens moeten docenten vaardig worden in allerlei online technieken en applicaties om toch zo efficiënt mogelijk de lesstof bij de leerlingen aan te leveren en hen hiermee aan de slag te laten gaan. Genoeg uitdagingen!

Naast het lesgeven, worden ook de nevenactiviteiten van een docent volledig online getrokken. Een belangrijk onderdeel van het takenpakket van een leraar zijn de teamvergaderingen. Hoe pak je een docentenvergadering doelmatig aan via het internet? We geven je hier tips voor het effectief videobellen met het leerkrachtenteam.

Bepaal eerst of de vergadering wel nodig is
Vaak staan team meetings al vastgelegd in de agenda, de wekelijkse bijpraatsessie. Soms is er echter weinig voorgevallen in de week, of is de tijd op het moment beter te besteden met wat meer lesuren.

Is de vergadering wel van belang, zorg er dan voor dat iedereen die deelneemt, ook in de vergadering thuishoort. Door de participanten zorgvuldig te selecteren, kun je effectief zaken bespreken en zal er niemand bij zitten die er in feite niets aan kan bijdragen of er niets aan heeft.

Stel duidelijke doelen voor de vergadering
Vergaderingen kunnen vaak een ontevreden gevoel achterlaten, omdat er vooraf niet duidelijk genoeg is wat men met de bijeenkomst wil bereiken. Waarom zijn jullie samen om de (virtuele) tafel samengekomen?

Maak dit vooraf duidelijk en communiceer de doelen naar alle deelnemers. Maak uiteraard ook ruimte voor iedereen om punten aan de agenda toe te voegen. Maak de agenda vervolgens online beschikbaar en maak dit het leidende document tijdens de vergadering. Online samenwerk applicaties kunnen hierbij handig zijn.

Wanneer de doelstellingen en de vraag erachter helder zijn, kunnen deze effectief en stap voor stap besproken worden. Herhaal bij elk nieuw agenda item wat het streven is; moet er een beslissing genomen worden, een specifiek stuk informatie beschikbaar worden, of wellicht een nieuw voorstel op tafel komen?

Merk je dat er van het onderwerp afgedwaald wordt, trek het team dan terug naar de originele vraag en stel voor dat de overige pijnpunten een eigen plek op de agenda krijgen. Een aangewezen vergadering moderator is hierbij cruciaal.

Zorg voor de juiste techniek en test deze vooraf
Wellicht is dit een van de eerste keren dat jouw leerkrachtenteam gaat videobellen. Communiceer vooraf duidelijk welke techniek gebruikt gaat worden voor de vergadering en zorg dat iedereen eventueel benodigde software installeert.

Laat iedereen bij de eerste keer dan 20 minuten voor het begin van de vergadering inbellen, zodat microfoons en speakers getest kunnen worden. Vraag ook iedereen om offline ook klaar te zijn voor de meeting, zodat afleiding geminimaliseerd wordt. Met een duidelijke online vergader etiquette voorkom je dat deelnemers ongegeneerd tussendoor hun e-mail gaan checken of hun telefoon opeens afgaat.

Efficiënt op afstand vergaderen
Een vergadering via videobellen kan beter iets langzamer verlopen dan wanneer je met zijn alleen in een fysieke ruimte zit. Zo houdt je rekening met eventuele vertragingen in de verbinding.

Zorg dat er iemand verantwoordelijk is voor het maken van duidelijke notities, die aan het einde van de meeting met iedereen gedeeld kunnen worden. Houd tot slot altijd de tijd in de gaten en blijf binnen de afgesproken vergadertijd. Sluit af met het herhalen van de besproken punten en de afspraken die gemaakt zijn, en geef aan wanneer de volgende vergadering gepland staat.