Hoe organiseer je een open dag voor je school?

Ieder jaar wordt er door scholen aandacht besteed aan de werving van nieuwe leerlingen. Veel onderwijsinstellingen organiseren een open dag om zoveel mogelijk nieuwe leerlingen te krijgen. Als school wil je natuurlijk een zo goed mogelijke indruk geven. Goed contact met de ouders en leerlingen, een uitleg over de leerstof en het laten zien van de leuke sfeer binnen de school zijn dingen waarmee je je kunt onderscheiden van andere scholen. Hoe organiseer je een open dag?

Zorg voor een draaiboek
Om ervoor te zorgen dat een open dag soepel verloopt kun je een draaiboek maken. Een open dag heeft verschillende elementen die apart geregeld moeten worden. Het beste is om een projectgroep samen te stellen. Leg afspraken schriftelijk vast en leg vast in het draaiboek wat op welk moment moet gebeuren en wie er voor verantwoordelijk is. Wie ontvangt de bezoekers? Wie zorgt ervoor dat alle elektronica goed werkt?

Kies het juiste tijdstip
Je wilt natuurlijk dat er zoveel mensen naar de open dag komen. Probeer uit te zoeken wat de beste datum en wat het beste tijdstip is om de open dag te houden. Let op dat de open dag niet samenvalt met een vakantie of andere grote evenementen in de omgeving. Vaak is de zaterdag een prima dag om een open dag te houden. Doordeweeks is dat vaak lastiger omdat veel mensen dan aan het werk zijn.

Bepaal het budget
Het organiseren van een open dag kost geld. Bepaal daarom van te voren een budget. Mocht je externe partijen betrekken bij het organiseren van de open dag, zoals catering vraag dan op tijd offertes op. Zo kom je niet voor verrassingen te staan. Vergeet ook het budget voor promotie niet. Ook een post voor onvoorziene uitgaven is handig om op te nemen in de begroting.

Promotie
Om te zorgen dat er voldoende bezoekers op de open dag komen is het belangrijk om hier voldoende ruchtbaarheid aan te geven. Bijvoorbeeld via regionale dagbladen, verspreiding billboards, de websites, via online advertenties en social media. Een bekende marketingregel is dat iemand 7 keer iets moet horen, zien of lezen tot men tot actie over gaat.

Genoeg docenten
Ouders en leerlingen willen graag een gezicht bij de docenten zien. Daarom is het belangrijk dat er genoeg docenten aanwezig zijn op de open dag en dat ieder vak wordt aangeboden door een docent. Zorg ervoor dat docenten ouders en toekomstige leerlingen actief aanspreken. Daarnaast is het belangrijk dat er enthousiast wordt verteld over het vak. Ook en uitleg over de werkwijze en het leerplan is waardevolle informatie. Naast docenten kunnen er ook leerlingen worden ingeschakeld. Zij kunnen iets vertellen over hun lievelingsvak.

De sfeer
Ook de sfeer van een school wordt door ouders en leerlingen belangrijk gevonden. Hoe verloopt de communicatie tussen docenten en leerlingen en hoe gaan de leerlingen met elkaar om. Ouders kunnen met vragen zitten als: Hoe wordt er met pesten omgegaan? Worden er buitenschoolse activiteiten georganiseerd. Om deze vragen te beantwoorden kun je leerlingen en docenten inschakelen. Zij kunnen bijvoorbeeld vertellen over uitstapjes die er worden gemaakt. Zo kunnen ouders en nieuwe leerlingen een goed beeld krijgen van de sfeer op school.

Virtuele schooltour
Om de dingen net even iets anders te doen dan andere scholen en onderscheidend te zijn kun je een virtuele tour voor scholen laten maken. Dit is een video waarin nieuwe ouders en leerlingen in een paar minuten een video tour door de school krijgen waardoor ze zich binnen enkele minuten een goed beeld kunnen vormen. Leerlingen en ouders krijgen hierdoor een interactieve ervaring. Je kunt ook eens denken aan een virtual reality of 3D tour.

Registreer de bezoekers
Als je de bezoekers niet voorafgaand aan de open dag registreert, doe dit dan tijdens de open dag zelf. Zorg voor een online inschrijfformulier, waarin je toestemming vraagt om mensen op een later tijdstip nog eens te benaderen. Zo kun je na afloop de bezoekers contacteren en vragen wat zij van de open dag. Ook kun je kijken hoeveel bezoekers van de open dag zich uiteindelijk hebben aangemeld. Laat na ongeveer twee weten nog iets van je horen. Dat kan bijvoorbeeld door een bedank e-mail met een foto van een evenement en een inschrijflink zodat ouders hun kind makkelijk kunnen inschrijven op de school.