Een schoolreis naar het buitenland organiseren

Eindelijk staat die langverwachte schoolreis naar het buitenland in de planning. Een schoolreis is erg leuk voor leerlingen, zeker wanneer deze de grens over gaat. Maar of u nou kiest voor een bestemming binnen Europa of een Last minute voor Kaapverdië, voor docenten en begeleiders is er het nodige te doen aan voorbereidingen zodat de schoolreis op een georganiseerde manier verloopt. Denk daarbij aan onder andere informeren, afhandelen van de bijkomende papierwinkel, verzekeringen en het maken van afspraken met ouders en leerlingen.

Documenten en verzekering
Allereerst hebben docenten, begeleiders en leerlingen een geldige identificatie nodig. Wanneer de schoolreis binnen Europese grenzen blijft, voldoet een ID kaart. Wanneer de schoolreis buiten de EU plaatsvindt, is de kans groot dat een paspoort nodig is. Omdat veel leerlingen alleen beschikken over een ID kaart en er aardig wat tijd gaat over het aanvragen van een paspoort, is het belangrijk dat zij genoeg tijd hebben om een paspoort aan te vragen, mocht dat nodig zijn.
Nadat de documenten gereed zijn, is het tijd om de verzekeringen te gaan regelen. Mocht er onverhoopt iets gebeuren op de schoolreis, dan zijn u en uw leerlingen gegarandeerd van (financiële) hulp. De meest belangrijke verzekering voor een schoolreis is een uitgebreide reisverzekering. Met een goede reisverzekering heeft u eigenlijk, naast een aansprakelijkheidsverzekering, weinig anders meer nodig. De reisverzekering is beschikbaar in kortlopende of doorlopende variant. De doorlopende reisverzekering vergelijken is zeker verstandig. De prijzen voor een doorlopende reisverzekering variëren namelijk sterk.

Vervoer en overnachting
Zonder vervoer en een slaapplek is er geen schoolreis. Het vervoer zit vaak al (gedeeltelijk) in bij de geboekte schoolreis. Toch kan het nodig zijn om extra vervoer te regelen. Bijvoorbeeld vervoer van de school naar het vliegtuig. Hiervoor kunnen hulpouders ingezet worden, maar de school kan ook kiezen voor het huren van een bus.

Bij aankomst na een lange reis is het reisgezelschap hoogstwaarschijnlijk wel toe aan een beetje rust. Het is daarom ook handig ervoor te zorgen dat de accommodatie(s) klaar zijn bij aankomst. Leerlingen en begeleiders kunnen dan de kamers klaarmaken en even tot rust komen.

Afspraken maken
Het laatste punt in dit artikel, maar misschien wel het belangrijkste punt bij het organiseren van een schoolreis: afspraken maken. Het maken van afspraken is al begonnen met een informatiebrief voor ouders en leerlingen. Vervolgens is het nodig om van alle ouders een ondertekend formulier te ontvangen waarop zij instemmen met de reis en do risico's die daaraan verbonden zijn. Verder dienen afspraken gemaakt te worden met ouders over bijvoorbeeld noodnummers. Voor leerlingen moet het ondertussen duidelijk zijn wat zij mogen wat niet.