Impactvol evenement organiseren als docent: waar moet je zoal op letten?

Het organiseren van evenementen is voor veel docenten niet vreemd. Docenten zijn regelmatig bezig met het opzetten van open dagen, lezingen, diploma-uitreikingen en presentaties. Net als in iedere andere branche waarin events van groot belang zijn, is het voor docenten van belang dat zo’n evenement soepel verloopt.

Maar: hoe zorg je ervoor dat een evenement én soepel verloopt én impact maakt op het aanwezige publiek? Een open dag of een ouderavond moet immers wel tot in de puntjes geregeld zijn. Denk aan het maken van een duidelijke planning, een kwalitatief beeldscherm huren en nog veel meer. In dit artikel lees je er meer over.

Welke evenementen moeten docenten wel eens organiseren?

Docenten en onderwijzers spelen bij de meeste onderwijsinstellingen een belangrijke rol in het organiseren van evenementen, zowel binnen als buiten de school. Zo wordt er ieder jaar een open dag georganiseerd waar potentiële toekomstige leerlingen kennis kunnen maken met de school en een goede eerste indruk kunnen krijgen. Ook zijn er regelmatig ouderavonden en informatieavonden waarbij ouders en verzorgers worden geïnformeerd over bepaalde zaken, zoals de vooruitgang van leerlingen.

Andere evenementen waar je aan kunt denken als docent zijn beurzen waar ze aan kunnen deelnemen om hun expertise te tonen of beurzen waarbij leerlingen hun project of werk aan een groter publiek laten zien. Het is raadzaam om voor dit soort externe beurzen professionele spullen te hebben waarmee je alles uit een presentatie of praatje kunt halen. Een beeldscherm huren en/of het laten maken van posters en banners is hierbij cruciaal om je werk te kunnen tonen. Vergeet ook niet de vele schoolfeesten, uitreikingen en bijeenkomsten die op school worden georganiseerd. Kortom: een goede voorbereiding op dergelijke evenementen is cruciaal.

Organiseren van evenement als docent: bepaal de doelgroep

Er zijn verschillende zaken waar je op moet letten wanneer je een evenement gaat organiseren. Wat in ieder geval van belang is voordat je start met de organisatie is het bepalen van het doel van het evenement. Wat wil je bereiken en wie is de doelgroep? Een evenement waarbij ouders van leerlingen worden uitgenodigd heeft al een heel ander doel dan een deelname aan een beurs of een informatieavond voor andere docenten. Zorg er daarom altijd voor dat alle onderdelen van een evenement bij elkaar aansluiten, zoals programma, communicatiemiddelen en locatie.

Goed georganiseerd evenement staat of valt met juiste planning

Na het bepalen van het doel en de doelgroep van je evenement is het nodig om een structurele planning te maken. Het maken van een draaiboek kan helpen bij het overzichtelijk houden van de planning voor en rondom het evenement. Het grote voordeel van zo’n boek is dat je er alles, maar dan ook echt alles in kunt verwerken. Denk bijvoorbeeld aan de planning zelf, informatie over het evenement, de locatie, de inrichting, eventuele catering en meer, mocht dat nodig zijn. Deel het draaiboek met alle betrokkenen en begin op tijd zodat eventuele stress en problemen voorkomen kunnen worden.

Investeer in de juiste beeld- en geluidsoplossingen voor je evenement

Het maakt niet uit wat voor soort evenement, avond of presentatie je organiseert als docent; het is altijd een fijn idee als je gebruik kunt maken van visuele ondersteuning met geluid. Op die manier kun je namelijk nog meer impact maken. Maak daarom gebruik van goede beeldschermen of LED-schermen om video’s, foto’s of andere visuele ondersteuning te bieden. Je kunt een beeldscherm huren of investeren in een goed exemplaar voor de school. Goed geluid is eveneens essentieel, bijvoorbeeld om verstaanbaar te zijn, maar ook om audio bij video’s goed te kunnen laten horen.

Promoot je event actief voor grote betrokkenheid en bereik

Of je nu op een beurs staat als docent of wanneer je een musicalavond voor ouders organiseert; in beide gevallen raden we je aan om je evenement actief te promoten, zodat er een breed publiek wordt bereikt. Een goed georganiseerd evenement verdient immers wel een groot publiek! Dit doe je onder andere door gebruik te maken van de website en de socials van de onderwijsinstelling waar je werkt. Organiseer je een intern evenement? Maak dan gebruik van interne communicatie, zoals intranet en e-mail. Vergeet ook niet om aan fysieke promotie te doen, zoals het drukken van posters en flyers.

Met juiste planning, tools en promotie kom je er wel

Kort samengevat is het organiseren van een evenement als docent iets dat zonder twijfel een keer moet gebeuren. Om impact te maken op je publiek, zoals ouders, leerlingen en bezoekers van een beurs, is het noodzakelijk om de organisatie serieus te nemen. Met de juiste planning, technologische ondersteuning en promotie is het redelijk eenvoudig om een succesvol evenement te organiseren. Veel succes!